Wie Sie mit Projektvorlagen arbeiten
Die Verwendung von Projektvorlagen spart Ihrem Team viel Zeit. Sie vermeidet repetitive Arbeit und optimiert die Arbeitsweise Ihrer Organisation, indem Sie für eine einheitliche Struktur Ihrer Projekte sorgt.
Schauen wir uns einmal an, wie Sie Projektvorlagen in OpenProject einrichten können.
Projektvorlagen erstellen und entfernen
In OpenProject können nur Administrator:innen Projektvorlagen erstellen und entfernen. Auf diese Weise sorgen einige wenige Personen für Konsistenz und überwachen die Anzahl und Struktur der Vorlagen.
Um eine neue Projektvorlage einzurichten, gehen Sie genauso vor wie beim Erstellen eines neuen Projekts.
Geben Sie dem Projekt, das zu Ihrer Vorlage werden soll, einen Namen.
Um dieses Projekt zu einer Vorlage zu machen, gehen Sie zu den Projekteinstellungen und klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü, um Als Vorlage festlegen auszuwählen und das Projekt zu einer Vorlage zu machen.
Falls eine Projektvorlage nicht mehr relevant ist und nicht mehr verwendet werden soll, können Sie sie an dieser Stelle auch aus den Vorlagen entfernen.
Beispiel für Projektvorlagen
Wir zeigen Ihnen, welche Module Sie einrichten können, um Projektvorlagen optimal zu nutzen.
Nehmen wir das Beispiel der Organisation einer Konferenz. Dies ist etwas, das häufig vorkommen kann, z. B. vierteljährlich oder jährlich. Um nicht jedes Mal von vorne anfangen zu müssen und auch um zu helfen, wenn verschiedene Kollegen Konferenzen organisieren, kann eine Vorlage sehr nützlich sein, um Zeit zu sparen und auf früheren Erfahrungen aufzubauen.
Benennen Ihrer Vorlage
Wenn Sie Ihre Projektvorlage wie oben beschrieben erstellen, sollten Sie erwägen, Vorlage zum Namen hinzuzufügen, damit Sie sie leicht von Ihren normalen Projekten unterscheiden können. Ihre Projektvorlage wird z. B. in der Projektliste angezeigt, sodass Sie sehen können, welche Projekte als Vorlagen dienen.
Modulvorlage
Aktivieren Sie die relevanten Module für Ihre Vorlage und Projekteinstellungen. Auf diese Weise werden diese Module immer angezeigt und können sofort verwendet werden.
Arbeitspaketvorlage
Richten Sie die Arbeitspakete ein, die Sie für die Verwaltung Ihres Projekts vom Start bis zum Abschluss benötigen. Fügen Sie dabei Beziehungen und Hierarchien hinzu, damit Sie schnell und einfach ein neues Projekt aus Ihrer Vorlage starten können.
Natürlich können Sie auch Ihr Arbeitspaket-Formular in der Vorlage anpassen, um alle für Ihre Organisation relevanten Informationen einzubeziehen. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Arbeitspaket öffnen, sehen Sie dann die von Ihnen eingerichtete Attributliste.
Vorlage für agile Boards
Wenn Sie die Board-Ansicht verwenden, um Aufgaben mit Ihrem Team zu erledigen, richten Sie diese ebenfalls ein. Durch die Konfiguration der Listen der Aktionsboards erhalten Sie vorgefertigte Boards, da diese automatisch Daten aus Ihren Arbeitspaketen beziehen.
Vorlage für Mitglieder
Erwägen Sie, Mitglieder für Ihre Projektvorlagen einzurichten. Entweder bleibt das gesamte Team immer gleich, oder Sie richten die Kernmitglieder ein, die mit Sicherheit Teil eines solchen Projekts sein werden. Definieren Sie Rollen und Berechtigungen, Werte und Gruppen.
Vorlage für selbstdefinierte Felder
Durch das Erstellen selbstdefinierter Felder in Ihrer Projektvorlage können Sie diese für alle zukünftigen Projekte, die auf dieser Vorlage basieren, verfügbar machen. Wir haben beispielsweise ein Genehmigungsfeld erstellt, damit Manager:innen Kunstwerke, Merchandise-Artikel oder Ähnliches genehmigen können. Bitte beachten Sie, dass ein selbstdefiniertes Feld, wenn es global aktiviert ist, automatisch in einer Projektvorlage angezeigt wird.
Vorlage für Projektattribute
Wenn Sie bestimmte Attribute auf der Projektübersichtsseite anzeigen möchten, können Sie neue Projektattribute für Ihr Vorlagenprojekt erstellen.
Vorlage für ein neues Projekt auswählen
Wir haben nur die relevantesten Module gezeigt, um Ihnen einen Eindruck von den Vorteilen von Projektvorlagen zu vermitteln. Natürlich können auch andere Module wie Besprechungen oder Wiki für Ihre Vorlage eingerichtet werden.
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, können Sie nun die von Ihnen erstellte Vorlage auswählen – und die Module auswählen, die Sie kopieren möchten.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass die Module Budgets und Zeit und Kosten aus Komplexitätsgründen derzeit nicht kopiert werden können. Bitte richten Sie diese nicht in Ihrer Vorlage ein, da diese Module bei Verwendung der Vorlage in Ihrem neu erstellten Projekt leer erscheinen würden.
Weitere Informationen zu Projektvorlagen und anderen Fragen zu OpenProject finden Sie in unserer Dokumentation.
