7 funciones para gestionar con éxito un programa con OpenProject

La gestión de programas en la administración pública es compleja. Es necesario coordinar múltiples proyectos, gestionar las dependencias y demostrar de forma transparente los beneficios obtenidos. Con PM², la metodología de gestión de proyectos de la Comisión Europea, existe un marco claro para ello. La Oficina Federal de Administración alemana ha adaptado esta norma con PMflex específicamente para las autoridades alemanas, orientándola a la práctica y añadiendo listas de verificación para programas, carteras y proyectos.

Para mantener una visión general como gestor de programas, necesita un punto de control central, una especie de cabina de mando que reúna toda la información relevante. El software de código abierto OpenProject, desarrollado en Europa, proporciona exactamente este apoyo. En este artículo, presentamos siete funciones que le ayudan y le facilitan específicamente la gestión de programas.

¿Qué significa una buena gestión de programas?

Una buena gestión de programas significa dirigir varios proyectos interrelacionados para que, en conjunto, aporten los beneficios previstos. A diferencia de la gestión de proyectos, no se trata solo de completar con éxito una única iniciativa, sino de mantener el enfoque en el impacto global. Mientras que la gestión de carteras establece la selección estratégica y las prioridades, la gestión de programas garantiza la ejecución operativa coordinada.

Para las administraciones públicas, este enfoque es crucial: la gestión de los programas crea transparencia, permite rendir cuentas a las partes interesadas y garantiza que se alcancen realmente los objetivos políticos u organizativos.

Gestión de programas en el sector público en Europa

The European Commission has developed PM², a standard that addresses exactly these requirements: phase models, roles, processes, and tools for projects and programmes. La Oficina Federal de Administración alemana ha adaptado este enfoque con PMflex a las necesidades de las autoridades alemanas (https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Beratung/BZB/Themenwelten/Strategie/Projektmanagement/PMflex/pmflex_node.html), con plantillas claras y listas de verificación orientadas a la práctica.

OpenProject le ayuda a aplicar ambos enfoques. Con flujos de trabajo estandarizados, transparencia en las estructuras de los programas y documentación centralizada, es una herramienta ideal para gestionar los programas según PM² y PMflex.

Visit our overview pages to learn more about how to use OpenProject with PM² or how to use OpenProject with PMflex.

Consejo

Por supuesto, OpenProject no sólo admite la gestión de programas, sino también la de proyectos y la de carteras de proyectos. Los proyectos constituyen el nivel operativo, los programas agrupan varios proyectos con un beneficio compartido y las carteras proporcionan la orientación estratégica. Con OpenProject, las administraciones disponen de una solución que cubre los tres niveles: integrada, transparente y conforme con PM² y PMflex.

Siete funciones para gestionar con éxito un programa

• 1. Definir un ciclo de vida: fases y puertas de fase
• 2. Mantener la visión de conjunto: paneles de control del programa
• 3. Aclarar las dependencias: hitos y relaciones
• 4. Hacer visible el impacto: productos, resultados y beneficios
• 5. Detectar los problemas a tiempo: gestión de riesgos y problemas
• 6. Crear transparencia: informes y control
• 7. Reforzar la colaboración: reuniones basadas en paquetes de trabajo

1. Definir un ciclo de vida: fases y puertas de fase

En PM² y PMflex, las fases y las puertas de fase son elementos fundamentales. Todo programa pasa por etapas definidas: desde el inicio, pasando por la planificación y la ejecución, hasta el cierre. En las puertas de fase, se comprueba si una fase se ha completado con éxito y si puede comenzar la siguiente. Esta gobernanza garantiza que las decisiones sean transparentes y rastreables.

OpenProject le ayuda a aplicar esta lógica en la práctica. Incluso en la edición Community gratuita, puede crear y supervisar fases y puertas de fase según las especificaciones de PM². En la edición Enterprise, puede personalizarlas individualmente, así como añadir nuevas fases o puertas de fase. De este modo, mantendrá el control y sabrá siempre si su programa va por buen camino.

2. Mantener la visión de conjunto: paneles de control del programa

Para los gestores de programas, es esencial disponer de una visión general rápida a nivel de programa:

• Supervisar el estado de todos los subproyectos (por ejemplo, fase, estado de la puerta de fase, semáforo).
• Detectar a tiempo las desviaciones y los cuellos de botella (calendario, presupuesto, calidad).
• Hacer un seguimiento de los próximos hitos y plazos.
• Identificar los riesgos y los problemas que deban escalarse.
• Consolidar las cifras clave para la elaboración de informes y la toma de decisiones.

Con OpenProject, puede configurar una página de resumen (panel de control) para cada programa que muestre toda la información relevante. Además, puede crear, filtrar, guardar y compartir listas de proyectos para consolidar las métricas de todos los subprogramas o subproyectos en una tabla clara. Para profundizar en los paquetes de trabajo, los riesgos y los cambios recientes, puede utilizar la función Baseline.

Volviendo a la metáfora de la cabina de mando de la introducción: en OpenProject, esta se convierte en su cabina de mando, donde toda la información está disponible de un vistazo y constituye la base para tomar decisiones bien fundadas en cualquier momento.

3. Aclarar las dependencias: hitos y relaciones

Los programas constan de muchos subproyectos con estrechas interdependencias de contenido y tiempo. Para detectar retrasos o conflictos en una fase temprana, las dependencias y los hitos comunes deben ser siempre visibles.

En OpenProject, usted representa un programa como un proyecto con subproyectos. Las dependencias se gestionan a través de los diversos tipos de relaciones entre paquetes de trabajo:

• Dependencias temporales como predecesor/sucesor.
• Relaciones lógicas como bloquea/bloqueado por o incluye.
• Relaciones padre-hijo para estructurar claramente tareas complejas.
• Hitos a nivel de programa que se aplican a múltiples subproyectos.

Estas dependencias pueden visualizarse en distintas vistas: por ejemplo, en el gráfico de Gantt para las líneas de tiempo, en las vistas de tabla para las vistas generales detalladas, o también en los tableros padre-hijo (extensión Enterprise) para visualizar la jerarquía de los paquetes de trabajo.

4. Hacer visible el impacto: productos, resultados y beneficios

En PM² y PMflex se distingue claramente entre tres niveles:

• Los productos son los resultados tangibles de un proyecto, por ejemplo, un nuevo sistema informático.
• Los resultados son los efectos directos cuando se utilizan estos resultados, por ejemplo, el uso activo del sistema.
• Los beneficios son el valor a largo plazo para la organización, por ejemplo, procesos más eficaces o costes reducidos.

Para los gestores de programas, es crucial tener a la vista toda esta cadena de impacto, en lugar de centrarse únicamente en la finalización de los entregables individuales.

OpenProject le ayuda al permitir que los resultados, los productos y los beneficios se definan como tipos de paquetes de trabajo independientes. Estos tipos pueden equiparse con transiciones de estado para flujos de trabajo personalizados, atributos y valores de estado, y adaptarse exactamente a las necesidades específicas de dirección. Esto crea una estructura transparente que permite saber en todo momento si el programa está generando realmente los beneficios previstos.

5. Detectar los problemas a tiempo: gestión de riesgos y problemas

Una buena gestión del riesgo le ayuda a dormir por la noche. Como gestor de programas, debe estar atento no solo a los problemas actuales, sino también a los riesgos y cuestiones potenciales que puedan poner en peligro todo el programa.

En OpenProject, los riesgos y los problemas se pueden representar al igual que los resultados o los productos como tipos de paquetes de trabajo propios, con flujos de trabajo y atributos individuales. Esto le permite gestionar de forma sistemática las probabilidades de ocurrencia, los impactos y las contramedidas, y garantiza que no se pierdan los puntos críticos en la rutina diaria del proyecto.

Nota

El equipo de OpenProject está trabajando intensamente en un módulo de riesgos ampliado que pronto satisfará los requisitos de PMflex de forma aún más coherente y permitirá un control más preciso a nivel de programa. Manténgase al día: Desarrollo del módulo de riesgos en OpenProject Community

6. Crear transparencia: informes y control

Para los gestores de programas, es esencial disponer siempre de información fiable, tanto para su propio control como para la presentación obligatoria de informes a sus superiores. Necesita tener claro el estado de su programa y, al mismo tiempo, disponer de documentación estandarizada para informar de forma fiable a los gestores de carteras, los responsables de agencias o los responsables políticos.

OpenProject proporciona informes estandarizados y funciones de control para este fin. Los informes de estado, los resúmenes presupuestarios o los análisis de progreso se pueden consolidar y exportar directamente como archivos PDF, lo que resulta ideal para la comunicación periódica con las partes interesadas. Además, OpenProject tiene en cuenta las plantillas PMflex, por lo que sus informes cumplen con los estándares establecidos y están listos para usar sin necesidad de editarlos adicionalmente.

De esta forma, usted mantiene su propia visión general y, al mismo tiempo, proporciona información transparente y comparable para el control a nivel de cartera y de gestión.

7. Reforzar la colaboración: reuniones basadas en paquetes de trabajo

¿Qué pasaría si las reuniones de su equipo comenzaran exactamente donde se realiza el trabajo real? En lugar de recopilar meticulosamente información de correos electrónicos o documentos externos de Word o Excel, en OpenProject puede acceder directamente a los paquetes de trabajo almacenados en el programa o subproyecto.

De esta manera, puede crear agendas con los temas relevantes en muy poco tiempo, documentar los resultados directamente durante la reunión y generar actas de inmediato, al estilo de OpenProject, con enlaces a los riesgos, hitos, resultados y mucho más. Todos los implicados permanecen alineados y la trazabilidad está garantizada en todo momento. El módulo de reuniones de OpenProject es un punto fuerte para muchos gestores de programas y ofrece ventajas significativas, especialmente en programas del sector público con muchas partes interesadas.

Conclusiones: implantar con éxito la gestión de programas con PM² y PMflex

Los gestores de programas de las administraciones públicas se enfrentan a la tarea de dirigir iniciativas complejas de forma transparente y trazable. Con PM² y PMflex, se dispone de normas claras, y con OpenProject, de una herramienta que apoya sistemáticamente estas normas en la práctica.

Desde puertas de fase hasta paneles de control, gestión de riesgos y reuniones: OpenProject le ofrece una «cabina de mando» integrada que garantiza la gobernanza, crea transparencia y refuerza la colaboración. De esta manera, no solo guiará los programas de forma fiable a través de las distintas fases, sino que también se asegurará de que se alcancen los resultados y beneficios previstos.

Especialmente en la administración pública, donde la trazabilidad y la rendición de cuentas son cruciales, OpenProject es la solución adecuada para llevar los programas al éxito de acuerdo con las normas europeas.