7 funcionalidades para uma gestão de programas bem sucedida com o OpenProject

A gestão de programas na administração pública é complexa. É necessário coordenar vários projetos, gerir as dependências e demonstrar de forma transparente os benefícios alcançados. Com PM², a metodologia de gestão de projetos da Comissão Europeia, existe uma estrutura clara para tal. O Serviço Federal de Administração alemão adaptou esta norma com PMflex especificamente para as autoridades alemãs - orientada para a prática e com listas de verificação para programas, carteiras e projetos.

Para manter uma visão geral como gestor de programas, precisa de um ponto de controlo central - uma espécie de cabine de controlo que reúna todas as informações relevantes. O software de código aberto OpenProject, desenvolvido na Europa, fornece exatamente este apoio. Neste artigo, apresentamos sete funcionalidades que apoiam e capacitam especificamente a gestão de programas.

O que significa uma boa gestão de programas?

Uma boa gestão do programa significa dirigir vários projetos inter-relacionados para que, em conjunto, produzam os benefícios previstos. Ao contrário da gestão de projetos, não se trata apenas de concluir com êxito uma única iniciativa, mas de manter o impacto global em foco. Enquanto a gestão de carteiras define a seleção estratégica e a definição de prioridades, a gestão de programas assegura a execução operacional coordenada.

Para as administrações públicas, esta abordagem é crucial: a gestão de programas cria transparência, permite a responsabilização perante as partes interessadas e garante que os objetivos políticos ou organizacionais são efetivamente alcançados.

Gestão de programas no sector público na Europa

The European Commission has developed PM², a standard that addresses exactly these requirements: phase models, roles, processes, and tools for projects and programmes. [O Serviço Federal de Administração alemão adaptou esta abordagem com o PMflex às necessidades das autoridades alemãs] (https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Beratung/BZB/Themenwelten/Strategie/Projektmanagement/PMflex/pmflex_node.html) - com modelos claros e listas de controlo orientadas para a prática.

O OpenProject apoia a implementação de ambas as abordagens. Com fluxos de trabalho normalizados, transparência entre estruturas de programas e documentação central, é uma ferramenta ideal para gerir programas de acordo com PM² e PMflex.

Visit our overview pages to learn more about how to use OpenProject with PM² or how to use OpenProject with PMflex.

Dica

É claro que o OpenProject suporta não só a gestão de programas mas também projetos e gestão de carteiras. Os projetos formam o nível operacional, os programas agrupam vários projetos com um benefício comum, e as carteiras fornecem a orientação estratégica. Com o OpenProject, as administrações dispõem de uma solução que abrange os três níveis - integrada, transparente e em conformidade com PM² e PMflex.

Sete funcionalidades para gestão de programas bem sucedida

• 1. Definir um ciclo de vida: Fases e limites de fase
• 2. Manter a síntese: Painéis de controlo do programa
• 3. Clarificar as dependências: Marcos e relações
• 4. Tornar visível o impacto: Realizações, resultados e benefícios
• 5. Detetar os problemas numa fase precoce: Gestão de riscos e problemas
• 6. Criar transparência: Relatórios e controlo
• 7. Reforçar a colaboração: Reuniões baseadas em pacotes de trabalho

1. Definir um ciclo de vida: Fases e limites de fase

Em PM² e PMflex, fases e limites de fase são blocos de construção centrais. Todos os programas passam por fases definidas - desde o início, passando pelo planeamento e execução, até ao encerramento. Nos limites de fase, é verificado se uma fase foi concluída com êxito e se a fase seguinte pode iniciar. Esta governação garante a transparência e o acompanhamento das decisões.

O OpenProject ajuda a aplicar esta lógica na prática. Mesmo na versão gratuita, na edição Community, pode criar e monitorizar fases e limites de fase segundo as especificações de PM². Na edição Enterprise, pode personalizá-las individualmente, bem como adicionar novas fases ou limites de fase. Desta forma, mantém o controlo e sabe sempre se o seu programa está no bom caminho.

2. Manter a síntese: Painéis de controlo do programa e base de referência

Para quem gere programas, é essencial uma síntese rápida a nível do programa:

• Monitorizar o estado de todos os sub-projetos (por exemplo, fase, estado dos limites de fase, semáforo).
• Detete desvios e estrangulamentos precocemente (calendário, orçamento, qualidade).
• Acompanhe os próximos marcos e prazos.
• Identifique os riscos e as questões que precisam de escalar.
• Consolide os números-chave para elaboração de relatórios e tomada de decisões.

No OpenProject, pode configurar uma página de síntese (painel de controlo) para cada programa, a apresentar todas as informações relevantes. Além disso, pode criar, filtrar, guardar e partilhar listas de projetos para consolidar as métricas de todos os sub-programas ou sub-projetos numa tabela clara. Para aprofundar os pacotes de trabalho, os riscos e as alterações recentes, pode utilizar a funcionalidade Base de referência.

Voltando à metáfora da cabine de controlo da introdução: no OpenProject, isto é a sua cabine de controlo, onde toda a informação está rapidamente disponível, e é a base de decisões bem fundamentadas em qualquer altura.

3. Clarificar dependências: Marcos e relações

Os programas são compostos por muitos sub-projetos, com interdependências estreitas em termos de conteúdo e de tempo. Para detetar atrasos ou conflitos numa fase inicial, as dependências e os objetivos comuns devem estar sempre visíveis.

No OpenProject, um programa é representado como um projeto com sub-projetos. As dependências são geridas através dos diversos tipos de relações entre pacotes de trabalho:

• Dependências temporais, como predecessor / sucessor.
• Relações lógicas como bloqueios / bloqueado por ou inclui.
• Relações entre pais e filhos para estruturar tarefas complexas.
• Marcos ao nível do programa que se aplicam a múltiplos sub-projetos.

Estas dependências podem ser visualizadas em diferentes vistas - por exemplo, no gráfico de Gantt para cronogramas, em vistas de tabela para sínteses detalhadas, ou também em quadros pai-filho (complemento Enterprise) para ver a hierarquia dos pacotes de trabalho.

4. Tornar visível o impacto: Produtos, resultados e benefícios

Em PM² e PMflex, é feita uma distinção clara entre três níveis:

• Saídas são os resultados tangíveis de um projeto, como por exemplo, um novo sistema informático.
• Resultados são os efeitos diretos quando estes resultados são utilizados, como por exemplo, a utilização ativa do sistema.
• Benefícios são o valor a longo prazo para a organização, como por exemplo, processos mais eficientes ou custos reduzidos.

Para gestores de programas, é crucial ter em conta toda esta cadeia de impacto, em vez de se concentrarem apenas na conclusão de resultados individuais.

O OpenProject permite que saídas, resultados e benefícios sejam definidos como tipos de pacotes de trabalho separados. Estes tipos podem ser equipados com [transições de estado para fluxos de trabalho personalizados] (/blog/status-and-workflows/), atributos e valores de estado, e adaptados exatamente às necessidades específicas de orientação. Isto cria uma estrutura transparente que torna claro, a qualquer momento, se o programa produz os benefícios previstos.

5. Detetar os problemas atempadamente: Gestão de riscos e problemas

Uma boa gestão do risco ajuda a dormir bem de noite. Na gestão de programas, tem de ter atenção não só aos problemas atuais, mas também aos riscos e questões potenciais que podem pôr em perigo todo o programa.

No OpenProject, os riscos e os problemas podem ser representados da mesma forma que os Produtos ou os Resultados, como os seus próprios tipos de pacotes de trabalho, com fluxos de trabalho e atributos individuais. Isto permite gerir sistematicamente as probabilidades de ocorrência, os impactos e as contramedidas, e garante que os pontos críticos não se perdem na rotina diária do projeto.

Nota

A equipa do OpenProject trabalha intensamente num módulo de risco alargado que em breve suportará os requisitos do PMflex de forma ainda mais consistente, e permitirá um controlo mais preciso ao nível do programa. Fique a par: Desenvolvimento do módulo de risco no OpenProject Community

6. Criar transparência: Relatórios e controlo

Para gestores de programas, é essencial dispor sempre de informações fiáveis - para seu próprio controlo e apresentação de relatórios obrigatórios. Precisa de clareza sobre o estado do seu programa e, em simultâneo, de documentação normalizada para informar de forma fiável gestores de carteiras, líderes das agências ou decisores políticos.

O OpenProject fornece relatórios padronizados e funcionalidades de controlo para este fim. Os relatórios de estado, as sínteses orçamentais ou as análises de progresso podem ser consolidados e exportados diretamente como PDFs - ideal para a comunicação regular com as partes interessadas. Além disso, o OpenProject tem em conta os modelos PMflex, pelo que os seus relatórios cumprem as normas estabelecidas e estão prontos a utilizar sem edição adicional.

Desta forma, mantém a sua própria síntese e, em simultâneo, fornece informações transparentes e comparáveis para controlo ao nível da carteira e da gestão.

7. Reforçar a colaboração: Reuniões baseadas em pacotes de trabalho

E se as reuniões da sua equipa começassem exatamente onde o trabalho real é feito? Em vez de recolher meticulosamente informações de e-mails ou documentos externos em Word ou Excel, no OpenProject pode aceder diretamente aos pacotes de trabalho armazenados no programa ou sub-projeto.

Desta forma, pode criar agendas com os tópicos relevantes num instante, documentar os resultados diretamente durante a reunião e gerar atas imediatamente - ao estilo do OpenProject, com ligações para os respetivos riscos, marcos, resultados e muito mais. Todas as pessoas envolvidas mantêm-se alinhada, e o acompanhamento é assegurado a todo o momento. O módulo Reuniões do OpenProject é um destaque para muitos gestores de programas e oferece vantagens significativas, especialmente em programas do sector público com muitas partes interessadas.

Conclusão: Implementar com sucesso a gestão de programas com PM² e PMflex

Os gestores de programas nas administrações públicas enfrentam a tarefa de dirigir iniciativas complexas de forma transparente e com acompanhamento. Com PM² e PMflex, estão disponíveis padrões claros - e com OpenProject, uma ferramenta que apoia consistentemente a prática destes padrões.

Dos limites de fase a painéis de controlo, gestão de riscos e reuniões: O OpenProject fornece uma cabine de controlo integrada que garante a governação, cria transparência e reforça a colaboração. Desta forma, não só orienta os programas de forma fiável pelas fases individuais, como também garante que os resultados e benefícios planeados são efetivamente alcançados.

Especialmente na administração pública, onde o acompanhamento e a responsabilidade são cruciais, o OpenProject é a solução certa para levar os programas ao sucesso segundo as normas europeias.